Fagstoff

Innsparinger gir ikke alltid lavere kostnader

Publisert: 12.02.2013, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Nettverkskabler

Selv om det alltid er et mål å redusere kostnader, må vi også være oppmerksomme på at en innsparing på ett område kan føre til økte kostnader på et annet.

Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin fikk bred dekning Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin, fikk bred dekning i media. Feil på IKT-systemene – enten de skyldes et ønske om innsparing eller andre ting – kan koste bedriften dyrt både, både når det gjelder penger og negativ omtale.
Fotograf: Erik Johansen
 

 

Dersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av support og oppfølginDersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av brukerstøtte og oppfølging senere. 

 

Ved å ha god dokumentasjon av tidligere oppståtte feil og løsninger, kan ikt-servicemedarbeideren raskt løse problemer som oppstNår bedriften har god dokumentasjon på tidligere oppståtte feil og løsninger, kan IKT-servicemedarbeideren raskt løse problemer som oppstår.
Fotograf: Corbis
 

 

En fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader er at man overdriver innsparingene.

I de fleste virksomheter er IKT først og fremst en servicefunksjon som skal hjelpe bedriften eller organisasjonen med å oppnå sine mål. Selv om IKT-systemene ofte er svært viktige verktøy for driften, er det vesentlig for alle typer virksomheter å holde kostnadene nede for servicefunksjoner, og dette gjelder selvsagt også for IKT.

Mange IKT-kostnader er lette å se i regnskapet og derfor et enkelt mål når det er behov for innsparinger. Men en fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader i denne sammenhengen er at man kan overdrive innsparingene.

Hvis innsparinger fører til at nedetid, responstid, servicetid eller antall feil øker, fører det igjen til at flere ansatte blir sittende lenger uvirksomme, eller må bruke mer tid på å forsøke å løse IKT-problemer selv. Det kan fort bli svært kostbart uten at det umiddelbart vises i regnskapet.

Selv om en god IKT-servicemedarbeider er kostnadsbevisst og vil forsøke å redusere kostnadene der det er mulig, kan han eller hun ende i en situasjon hvor det er like viktig å argumentere for at bedriften må bruke mer penger på IKT, eller i det minste ikke redusere budsjettene ytterligere.

Siden konsekvensene ikke alltid er like åpenbare for dem som er ansvarlige for økonomistyring i virksomheten, er det viktig å kunne dokumentere hvilke effekter en reduksjon vil ha.

Mangelfull opplæring kan gi økte kostnader

Et eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er opplæring. Mangelfull opplæring av brukerne fører ofte til at kostnadene til brukerstøtte stiger. Jo mindre opplæring brukerne har fått, jo oftere vil de ha behov for hjelp i ettertid. Det samme gjelder mangelfull opplæring av IKT-servicemedarbeidere fordi de da bruker lengre tid på å finne løsningen på problemer som kanskje er elementære.

Mangelfull dokumentasjon kan gi økte kostnader

Et annet eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er dokumentasjon. Selv om de ressursene som brukes til å dokumentere IKT-systemer, problemløsing og rutiner, ikke alltid gir noen umiddelbar gevinst for virksomheten, vil god dokumentasjon kunne ha stor betydning over tid.

Ved å sørge for man har oversiktlig og god dokumentasjon over IKT-utstyr, rutiner og eventuelle feil og problemer som oppstår, kan  virksomheten hente ut en betydelig gevinst fordi det er lett å finne fram løsningen på tidligere problemer, og det er enkelt å orientere seg om konfigurasjoner eller annet som er av betydning for feilsøking, vedlikehold eller oppgradering av utstyr og programvare.

Mangelfull forebyggende brukerstøtte kan gi økte kostnader

Et siste eksempel er innsparinger når det gjelder forebyggende brukerstøtte. Det er vanligvis rimeligere å forebygge problemer enn å vente til noe går galt.