Fagstoff

Totale eierkostnader

Publisert: 12.02.2013, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Nettverkskabler

Kostnadene ved å investere i, drive og vedlikeholde IKT-systemer blir nesten alltid undervurdert, og totalsummen er ofte langt større enn prisen på bare maskin- eller programvaren. Derfor er det viktig å få fram de totale eierkostnadene ved IKT-systemer.

 

TOC-analysen forsøker å kartlegge alle kostnader forbundet med IKT-systemeneTCO-analysen forsøker å kartlegge alle kostnader forbundet med IKT-systemene.
Fotograf: Gorm Kallestad
 

I IKT-bransjen brukes gjerne en analysemodell som kalles TCO (Total Cost of Ownership eller «totale eierkostnader» på norsk) for å beregne de totale kostnadene ved å investere i, drive og vedlikeholde IKT-systemer.

TCO-analyser ble opprinnelig utviklet av analysefirmaet Gartner Group, men i dag finnes det en rekke ulike varianter og beregningsmetoder. Felles for alle TCO-analysene er at de forsøker å beregne de totale kostnadene en virksomhet blir belastet med når de velger å ta i bruk ny teknologi.

Siden TCO også inkluderer de indirekte kostnadene ved IKT-investeringer, får vi med kostnader som normalt ikke er synlige som IKT-kostnader i budsjetter og regnskaper. En annen viktig egenskap ved TCO-analyser er at de tar hensyn til kostnader som løper gjennom hele investeringens levetid, og ikke bare ser på hva den koster på investeringstidspunktet.

Kostnader som kan være med i en analyse av de totale eierkostnadene, inkluderer

  • kapitalkostnader
  • anskaffelseskostnader
  • installasjonskostnader
  • implementeringskostnader
  • opplæringskostnader
  • kostnader til drift og brukerstøtte
  • servicekostnader
  • merkostnader

Låner bedriften i banken for å kunne investere i nytt IKT-utstyr, må rentene regnes med som en del av totalkostnadene.Låner bedriften penger i banken for å kunne investere i nytt IKT-utstyr, må rentene regnes med som en del av totalkostnadene.
Fotograf: Bob Strong

 

Med avkastning mener vi for eksempel det utbyttet vi får av et arbeid, eller den gevinsten vi får i form av renter på et bankinnskudd.

 

 

 

Med avkastning mener vi for eksempel det utbytte vi får av et arbeid, eller den gevinsten vi får i form av renter på et bankinnsMed avkastning mener vi for eksempel det utbyttet vi får av et arbeid, eller den gevinsten vi får i form av renter på et bankinnskudd.
Fotograf: Jan Djenner
 

 

 

 

Omlegging til nye arbeidsrutiner som følge av nye IKT-systemer kan ofte ta lang tid.Omlegging til nye arbeidsrutiner som følge av nye IKT-systemer kan ofte ta lang tid.
Fotograf: Henrik Sørensen
 

Kapitalkostnader

Når en virksomhet investerer i et nytt IKT-system, må det naturlig nok betales. Hvis investeringen fører til at vi må låne penger, må vi ta med rentekostnadene for lånet i TCO-analysen, fordi dette er en kostnad som skyldes investeringen.

Men selv om vi har pengene fra før og ikke trenger å låne, er det fortsatt et alternativ å la pengene bli stående i banken eller plassere dem i noe annet som gir avkastning. Når vi velger å bruke pengene på en IKT-investering, mister vi de mulige renteinntektene vi kunne fått. I en TCO-analyse bør vi derfor ta med kapitalkostnadene – enten vi har pengene fra før eller må låne dem.

Anskaffelseskostnader

Anskaffelseskostnadene er den prisen vi betaler for utstyret eller programvaren ved anskaffelse. Dette er de enkleste kostnadene å få oversikt over, men vær oppmerksom på at mange programsystemer også har en lisensavgift som skal betales årlig. Dette må vi selvsagt ta hensyn til når vi skal beregne de totale kostnadene for hele investeringens levetid.

Installasjonskostnader

Installasjonskostnader er kostnader knyttet til selve installasjonen av utstyr og programvare. Det kan for eksempel være honorarer til leverandøren av systemet hvis han står for installasjonen, eller kostnader til trekking av kabler, ombygging av datarom eller lignende.

I tillegg til selve installasjonskostnadene kommer også eventuelle kostnader til testing av systemet før selve installasjonen gjennomføres.

Implementeringskostnader

Det kan være kostnader forbundet med å tilpasse ny teknologi til eksisterende løsninger eller rutiner. Tilpassing til eksisterende løsninger kan for eksempel være kommunikasjon med annet utstyr, datautveksling mellom ulike programmer og lignende. Slike kostnader kan være vanskelige å identifisere på forhånd.

Enda vanskeligere kan det være å beregne eventuelle kostnader som kommer fordi eksisterende rutiner i bedriften må legges om på grunn av det nye IKT-systemet. Dette skal ikke undervurderes, siden nye IKT-løsninger ofte medfører at kjente arbeidsoppgaver må gjøres på andre måter enn de ansatte er vant til. I en overgangsperiode kan det blant annet føre til at det tar lengre tid å utføre oppgavene.

Endringer av IKT-løsninger kan også få konsekvenser langt utover – og på helt andre områder enn – de oppgavene som løsningen i utgangspunktet var beregnet for. Innføringen av et nytt dokumentsystem kan for eksempel bety at man må legge om rutinene for hvordan dokumenter arkiveres, mens et nytt regnskapssystem kan føre til at man også trenger nye systemer for å registrere salg. Slike konsekvenser kan være uoversiktlige og derfor vanskelige å beregne.

Det er viktig å sette av tid og penger til opplæring for de ansatte når man går over til nye IKT-systemer.Det er viktig å sette av tid og penger til opplæring for de ansatte når man går over til nye IKT-systemer.
Fotograf: C. Devan
 

 

 

Enkelte programmer krever større og bedre skjermer – eller flere skjermer – for optimal utnyttelse. Dette kan bidra til å øke koEnkelte programmer krever større og bedre skjermer – eller flere skjermer – for optimal utnyttelse. Dette kan bidra til å øke kostnadene ved implementering av nye IKT-systemer.
Fotograf: Ken Seet
 

 

Kostnadene til investeringer, drift og vedlikehold av IKT-systemer blir nesten alltid undervurdert.

 


Når du skal arbeide med å kartlegge IKT-kostnader, kan det være lurt å bruke et regnearkHer kan du repetere det du lærte om regneark på Vg1.

Opplæringskostnader

Nye IKT-systemer krever alltid opplæring. Ofte er dette synlig i form av kurs og læremateriell som har en fastsatt pris, men det er flere kostnader knyttet til opplæring. Selv når det ikke er behov for noe kurs eller spesiell opplæring, vil brukerne bestandig bruke en del tid på å gjøre seg kjent med det nye systemet, utforske nye funksjoner og prøve seg fram. Dette er også en form for læring, og tida som går med til å «fikle med systemet», må derfor regnes med i kostnadene.

Vi bør også ta med at kurs og opplæring fører til tapt arbeidstid for dem som deltar. Til sist må vi huske at det ikke bare er brukerne som trenger opplæring, men også de som skal drifte systemet og stå for brukerstøtten.

Kostnader til drift og brukerstøtte

Kostnadene til brukerstøtte i TCO-analysen inkluderer alle kostnader til brukerstøtte når systemet er i drift, for eksempel ekstern brukerstøtte eller kundehjelp. I virksomheter som har fast ansatte IKT-servicemedarbeidere, tar man i noen analyser også med en del av lønnskostnadene til disse avhengig av hvor mye tid man mener vil gå med til å besvare spørsmål, løse problemer og hjelpe brukere med det nye systemet.

Servicekostnader

Servicekostnader er kostnader til teknisk service og serviceavtaler. Dette er ofte eksterne kostnader som timepris for en servicetekniker eller en årlig serviceavtale til et fast beløp.

Merkostnader

Investering i et nytt IKT-system kan føre til at vi pådrar oss andre kostnader som en konsekvens av investeringen. Et nytt program kan for eksempel kreve raskere og kraftigere datamaskiner eller større skjermer. Nytt maskinutstyr kan gi dyrere forsikring. Et system for online-registrering av bestillinger ute hos kunde ved hjelp av bærbar pc og mobiltelefon gir høyere mobiltelefonregninger og så videre. De siste årene har man også begynt å inkludere eventuelle kostnader som følge av behovet for økt sikkerhet.

Når vi beregner TCO, er de største kostnadene ofte knyttet til lønnskostnader for de ansatte. Det kan være litt vanskelig å se hvorfor lønn til fast ansatte skal regnes med, siden virksomheten jo må betale den samme lønnen enten den investerer i nytt utstyr eller ikke. Grunnen er at man antar at den tida som blir benyttet til installasjon, brukarstøtte, opplæring og så videre, ellers ville vært benyttet til annet arbeid.