Fagstoff

Behovet for oppdateringer

Publisert: 13.12.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Kvinne med pc

Informasjon må oppdateres eller fjernes når det skjer endringer som gjør at informasjonen ikke lenger er korrekt eller aktuell. Foreldet eller feil informasjon kan i noen tilfeller skape flere problemer enn ingen informasjon i det hele tatt.

Foreldet eller feil informasjon kan i noen tilfeller skape flere problemer enn ingen informasjon.

 

Viktige rutiner - som branninstrukser – må oppdateres straks det skjer endringer.Viktige rutiner - som branninstrukser – må oppdateres straks det skjer endringer. Da er det viktig at én person eller avdeling har ansvar for at dette blir gjort.
Fotograf: NKI Forlaget
  

Her ser du et eksempel på at artikkelsen på et nettsted er datert med både opprettet dato og endret dato. Dette gjør det enkelt å avgjøre om teksten fremdeles er aktuell eller ikke.

I praksis viser det seg at det er langt vanskeligere å holde informasjon oppdatert enn det man i utgangspunktet skulle tro. I de fleste virksomheter trenger man ikke å lete lenge for å finne utdatert informasjon. Bruk av Internett/intranett har heller ikke gjort situasjonen bedre.

Problemet med utdatert informasjon oppstår fordi det ofte finnes en rutine for å dokumentere, men ingen rutine for å oppdatere eller fjerne gammel dokumentasjon. En annen årsak er at ansatte slutter, og at den som overtar, er usikker på om gammel dokumentasjon er utdatert eller ikke. Da føles det ofte tryggere å ikke gjøre noe enn å risikere å fjerne noe som kanskje fortsatt er aktuelt.

Du vil aldri kunne eliminere problemet med utdatert informasjon helt, men her er noen enkle grep som kan hjelpe langt på vei:

  • Lag en rutine for regelmessig gjennomgang og oppdatering av informasjon som du er ansvarlig for. En fullstendig gjennomgang for eksempel hvert halvår sikrer at du i det minste får luket ut de fleste gamle dokumentene.

  • Dater all informasjon tydelig slik at det er mulig å se hvor gammel den er, og når den sist ble oppdatert. Mange foretrekker å gjøre dette i bunnteksten, men det beste er å skrive det i begynnelsen av dokumentet.

  • Sett en «best før»-dato på informasjon som er «ferskvare»; marker den tydelig med en dato som sier når den ikke lenger er aktuell.

  • Sørg for at én person i bedriften har ansvaret for å følge opp og oppdatere kritiske rutiner og viktig dokumentasjon.