Fagstoff

IKT-innkjøp

Publisert: 03.12.2012
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
1000-lapper

Større innkjøp og investeringer må planlegges på forhånd. Det er en rekke faktorer som bør være avklart før du bestiller hvis du vil unngå overraskende og ofte unødige kostnader.

 

Det er naturlig at IKT-medarbeidere i en virksomhet er involvert i de IKT-innkjøpene og investeringene virksomheten må gjøre. Det å bestille en datamaskin krever selvsagt ikke noen omfattende kunnskaper, men ved litt større investeringer må vi være mer påpasselige.

 

For det første er virksomheten interessert i å få mest mulig igjen for de investeringene den skal gjøre, samtidig som kostnadene holdes nede. Her vil du som IKT-servicemedarbeider kunne bidra fordi du er i en posisjon hvor du kan forutse eventuelle problemer og identifisere kostnader som ledelsen ikke har forutsetninger for å kunne se. For eksempel når det gjelder utstyr som begynner å bli gammelt og som snart må skiftes ut.

Større innkjøp og investeringer må planlegges på forhånd, og det er en rekke faktorer som bør være avklart før du bestiller hvis du vil unngå overraskende og unødige kostnader. Punktene under er ment som en sjekkliste. Alle punktene vil ikke nødvendigvis være aktuelle for alle typer anskaffelser, men de gir en oversikt over hva du bør være oppmerksom på:

Konsekvenser

  • Hvilke konsekvenser vil en investering i nytt utstyr medføre for eksisterende systemer? Vil for eksempel investeringen føre til at annet utstyr eller programvare må oppgraderes?
  • Vil det være behov for å legge om eksisterende rutiner eller etablere nye rutiner?

Levering, installasjon og igangkjøring

  • Når skal levering foregå?
  • Hvem besørger og betaler for levering?
  • Stiller utstyret spesielle krav til lokaler? For eksempel krav til fysisk sikkerhet mot skade eller uautorisert tilgang? Er det behov for temperatur-/fuktighetsregulering? Hvor mange nettverkstilknytninger eller strømuttak kreves?
  • Hvem har ansvaret for å pakke opp utstyret og montere det? Kreves det for eksempel tekniker fra leverandør?
  • Når skal montering og igangkjøring gjennomføres? Må dette for eksempel gjøres utenom vanlig arbeidstid for å unngå at annet arbeid forstyrres?
  • Hvem bekoster montering og igangkjøring?
  • Hvilke personer må være til stede eller tilgjengelige i forbindelse med igangkjøring og testing?
  • Hvis utstyret skal fungere sammen med eksisterende IKT-systemer i virksomheten, hvem har da ansvaret for at dette fungerer?
  • Vil det være behov for å overføre data fra eksisterende systemer, og hvem er eventuelt ansvarlig for at dette gjøres?
  • Hvilke kriterier skal gjelde for overdragelse av ansvaret? Det vil si: Når skal utstyret anses for å være levert?

Dokumentasjon

  • Hvilken dokumentasjon følger med utstyret?
  • Vil det være behov for å utarbeide egen dokumentasjon for brukere?
  • Vil det være behov for å dokumentere nye rutiner eller endre dokumentasjonen for eksisterende rutiner?

Behovet for opplæring

  • Hvilket behov for opplæring vil investeringen medføre for brukere og for IKT-personell?
  • Er det behov for eget kursmateriell?
  • Når skal opplæringen foregå?
  • Kan opplæring gjøres internt eller kreves det eksterne kurs?
  • Hvem skal bekoste opplæring?

Vedlikehold og service

  • Hvor lang servicetid må vi regne med fra leverandøren ved en eventuell feil?
  • Finnes det reservedeler eller reserveutstyr tilgjengelig?
  • Bør virksomheten selv ha reservedelslager?
  • Er det behov for en egen serviceavtale på utstyret?

Garantier

  • Hvilke garantibetingelser følger utstyret?
  • Hva kan vi selv foreta oss med hensyn til service og tilpassinger innenfor garantien?

Betalingsbetingelser

  • Hvilke betalingsbetingelser får vi? Ved investeringer som også inkluderer utvikling av programsystemer, er det for eksempel ikke uvanlig at man betaler deler av regningen underveis.

Som du ser, vil mange av punktene over involvere leverandøren, og mange av dem kan ha en høy kostnad i forhold til prisen på utstyret eller programmet. For eksempel vil ofte installasjon, igangkjøring, tilpassing og opplæring være langt mer kostnadskrevende ved anskaffelse av et nytt programsystem enn prisen på selve applikasjonen. Det er derfor vesentlig å avklare med leverandøren hvem som skal dekke de ulike kostnadene, og hvem som har ansvaret når noe eventuelt ikke fungerer som det skal.

Det er viktig å avklare med leverandøren hvem som skal dekke de ulike kostnadene, og hvem som har ansvaret når noe eventuelt ikke fungerer som det skal.