Fagstoff

Budsjettere investerings- og driftskostnader

Publisert: 03.12.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
1000-lapper

Det er ikke IKT-servicemedarbeideren som skal utarbeide virksomhetens budsjett, og det forventes normalt ikke at du har økonomibakgrunn i stillingen som IKT-servicemedarbeider. Men det er heller ikke uvanlig at du må delta i budsjettarbeidet for IKT-avdelingen.

Budsjettarbeid
Fotograf: Berit Roald
 

Når du skal arbeide med å kartlegge IKT-kostnader, kan det være lurt å bruke et regneark. Her kan du repetere det du lærte om regneark på Vg1.

 

Husker du dette om budsjett?

Budsjett og avviksanalyse 

Hva er et budsjett? 

 

Det kan være nyttig å venne seg til å lese og tolke regneark når du skal arbeide med IKT-kostnaderDet kan være nyttig at du venner deg til å lese og tolke regneark når du skal arbeide med IKT-kostnader.
Fotograf: Corbis
   

Slik kan utviklingen i din bedrifts likviditet vises grafisk. Her kan du lese ut av grafen hvor mye penger bedriften har tilgjenSlik kan utviklingen i din bedrifts likviditet vises grafisk. Her kan du lese ut av grafen hvor mye penger bedriften har tilgjengelig hver måned i året. Penger som for eksempel skal brukes til å betale leverandører og lønninger til de ansatte.
Opphavsmann: Oddvar Torgersen
 

Et innkjøp av nye laptoper til hele bedriften vil utgjøre en stor investeringskostnad som må med i budsjettet.Et innkjøp av nye laptoper til hele bedriften vil utgjøre en stor investeringskostnad som må med i budsjettet.
Fotograf: Simon Chavez
 

I det minste må du kunne si noe fornuftig om hvilke kostnader og investeringer du regner med at driften av IKT-systemene vil påføre virksomheten i framtiden. Grunnleggende kjennskap til noen av de vanlige ordene og begrepene som benyttes i forbindelse med budsjettering, kan derfor komme godt med.

Hva er et budsjett?

Et budsjett kalles ofte et forhåndsregnskap. Når vi fører regnskap, registrerer vi hva vi har brukt penger til, og hvor inntektene har kommet fra i løpet av en periode. Et budsjett sier noe om hva vi har tenkt å bruke penger til i framtiden, og hvilke inntekter vi forventer at kommer. En annen måte å betrakte et budsjett på er å si at det er virksomhetens planer uttrykt i kroner.

Det er to faktorer som det er viktig for en bedrift å få oversikt over i budsjettet: resultatet og likviditeten. Resultatet sier om virksomheten kommer til å gå med overskudd eller underskudd, mens likviditeten er uttrykket for hvor mye penger man til enhver tid har. Vi setter derfor gjerne opp et resultatbudsjett og et likviditetsbudsjett. Grunnlaget for disse to budsjettene er virksomhetens forventede inntekter, kostnader og investeringer.

Resultatbudsjettet og likviditetsbudsjettet bruker altså de samme tallene som utgangspunkt, men det er én viktig forskjell. Resultatbudsjettet forteller virksomheten hvilke kostnader og inntekter den vil ha, mens likviditetsbudsjettet forteller når kostnadene må betales, og når inntektene kommer inn. Dette er vesentlig fordi virksomheten kan ha behov for finansiering for å klare å betale sine regninger til riktig tid, selv om den på sikt kommer til å ha et positivt resultat.

En virksomhet som skal budsjettere, må derfor vite hvilke kostnader IKT-avdelingen vil pådra seg i det kommende året, hvilke investeringer den må gjøre, og når de må gjøres.

Utgangspunktet for et budsjett er gjerne de kostnadene man hadde i foregående budsjettperiode, slik at det er eventuelle endringer i forhold til det normale som det vil være viktigst å få med. I forbindelse med virksomhetens budsjettbehandling må vi derfor kunne svare på følgende:

  • Hvilke IKT-kostnader ut over de som løper fast, må vi regne med i kommende periode?
  • Hvilke IKT-investeringer er planlagt?
  • Når forfaller de ulike IKT-kostnadene og investeringene til betaling?

Dersom du for eksempel vet at bedriften til neste år skal investere i nye laptoper til alle ansatte, eller kjøpe inn et helt nytt regnskapssystem, må kostnadene til disse investeringene synliggjøres i budsjettet for neste år.

Hvis du arbeider for en virksomhet som selger IKT-tjenester, vil selvsagt inntektene du regner med å generere, også være av stor betydning.

Du bør kunne si noe fornuftig om hvilke kostnader og investeringer du regner med at driften av IKT-systemene vil påføre virksomheten i framtiden.