Fagstoff

Kundedatabase

Publisert: 23.10.2012
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Presentasjon Arne Hjeltnes

Ein kundedatabase har informasjon om kundene og deres kontakt med leverandøren. Informasjonen er tilgjengelig samtidig for flere medarbeidere på forskjellige steder. Store mengder data kan behandles effektivt og sikkert.

KartotekAlfabetisk ordnet kartotek
Fotograf: Lars Wittrock
  

 

Kartotek = fortegnelse på kort

 

 

Oppgave:
Oppbygging av kundedatabse

 Gå sammen i grupper på 3–5 elever

 

Drøft og gi eksempler på følgende:

  • Hvilken nytte kan vi ha av en kundedatabase?
  • Hva kan vi registrere i en kundedatabase?
  • Hva kan vi ikke registrere i en kundedatabase?

 

På hotellEn elektronisk kundedatabase er tilgjengelig for flere medarbeidere samtidig og på forskjellig sted. Nyttig og effektivt bl.a. på forretningsreise når en skal forberede seg til et kundemøte neste dag.
Fotograf: Jason Lee
 

 

Hva mener dere om begrensningene i hva vi har lov til å registrere?

 

 

ParagraftegnSett deg grundig inn i hva loven sier om registrering av personopplysninger!
Fotograf: Michael Daugaard
 

Hva er en kundedatabase?

En kundedatabase er et elektronisk kundekartotek som inneholder informasjon om kundene og deres kontakt med leverandøren.

Informasjonen i et elektronisk databasesystem er tilgjengelig samtidig for flere medarbeidere på forskjellige geografiske steder. Systemet kan behandle store mengder data effektivt, motsetningsfritt og sikkert.

Kundedatabasen behøver ikke være en stor investering. Vi kan installere et eget system for en eller flere brukere. Den enkleste løsningen er å kjøpe et standardprogram. Vi kan installere systemet i våre egne lokaler eller abonnere på et webbasert system som lagrer data i en server som befinner seg utenfor våre egne lokaler.

Hvem registrerer vi?

Betegnelsen kundedatabase peker i retning av et register over de som allerede har kjøpt av oss. Men det kan være praktisk også å registrere dem vi ønsker å få som kunder. Da kan vi se hvordan kundeforholdet utvikler seg – fra suspekt til kunde.

Utviklingen av et kundeforholdUtviklingen av et kundeforhold
Opphavsmann: Kjell Rosland
  

  • Suspekt (eg. 'mistenkelig') er kundeemner som vi antar kan ha behov for vårt produkt.
  • Prospekter (leads) er kundeemner som har vist interesse for vårt produkt, for eksempel bedt om informasjon.
  • Kunder er de som har kjøpt av vårt produkt.

Hva kan vi registrere?

Av praktiske hensyn er det viktig å tenke grundig over hvilken type informasjon som kan være nyttig for forholdet til kunden. Det vi registrerer, skal både være til nytte nå og for senere bruk. Tenk både i tid og rom. Nye selgere kan ha nytte av å se på historiske data. Andre medarbeidere kan ha bruk for kundeinformasjon.

Følgende data er det vanlig å registrere:

  • Firmadata: navn, adresse, organisasjonsnummer og kundenummer, konserntilhørighet (eventuelt), antall ansatte, kontaktperson, produktinteresser, kontaktposisjon (stilling)
  • Kontaktmuligheter: e-post-adresse og nettstedsadresse, telefon- og telefaksnummer og nummer til andre teletjenester
  • Rubriseringsdata: næringsgruppe, størrelse o.l.
  • Økonomi/betaling: omsetning, kontonummer, inkasso- og betalingsopplysninger, kredittgrense, betalingsbetingelser, purrestatus mv
  • Transaksjoner: utgående og innkommende henvendelser, besøk, brev, e-post eller telefon

All nyttig informasjon om eksisterende og mulige kunder bør legges inn i kundebasen – så sant det ikke er ulovlig. Det er unødvendig å bruke mye tid på å registrere og vedlikeholde informasjon som ikke er til nytte i salgsarbeidet.

Hva kan vi ikke registrere?

Lov om personvern krever at registrering av personopplysninger skal være saklig begrunnet. Følsomme opplysninger kan ikke registreres uten tillatelse fra Datatilsynet:

  • informasjon om rase, politisk eller religiøs oppfatning
  • opplysninger om at en person har vært mistenkt, tiltalt eller dømt for straffbart forhold
  • helsemessige forhold eller misbruk av rusmidler
  • seksuell legning og seksuelle forhold
  • familieforhold som slektskap eller familiestatus, formuesordninger mellom ektefeller og forsørgelsesbyrde