Fagstoff

Hvordan håndtere e-post når ansatte slutter?

Publisert: 22.08.2012
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Sakspapirer

Ansatte som slutter, kan være et problem fordi virksomheten har behov for å motta e-post som sendes til en tidligere ansatts e-postadresse.

Når en ansatt slutter, bør vedkommendes e-postadresse slettes slik at ikke privat e-post sendes til virksomheten. Et problem som ofte oppstår i denne sammenhengen, er virksomhetens behov for å motta e-post som sendes til en tidligere ansatts e-postadresse.

For å unngå å komme i konflikt med personvernet og reglene for innsyn i e-post kan dette løses ved at all e-post til den aktuelle adressen slettes automatisk, kombinert med at det sendes en melding om at vedkommende ikke lenger er ansatt i bedriften, og en ny e-postadresse for henvendelser som gjelder bedriften.

Det er ikke en god løsning å videresende e-post fra en tidligere ansatts e-postadresse til en annen person i virksomheten, siden eventuell privat e-post også vil bli videresendt.

Virksomheten har imidlertid anledning til å inngå en avtale med den tidligere ansatte om at e-postadressen beholdes i en begrenset periode, eventuelt med videresending til en ny adresse.

Når en ansatt slutter, bør arbeidsgiveren slette vedkommendes e-postadresse slik at privat e-post ikke sendes til virksomheten.