Fagstoff

Framgangsmåten når en ansatts e-post eller dokumenter må åpnes

Publisert: 22.08.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Sakspapirer

Arbeidsgivere har ofte behov for å åpne en ansatts e-post eller dokumenter, men det kommer lett i konflikt med personvernet.

Arbeidsgiveren kan noen ganger ha et saklig behov for å åpne en ansatts e-post eller dokumenter. Dersom det er laget regler for slike situasjoner, og de ansatte er klar over disse, er det tilstrekkelig til at arbeidsgiveren kan åpne e-poster og dokumenter som angår virksomheten. Hvis det ikke finnes slike regler, må den ansatte gi samtykke først.

Selv om det er laget regler, er det viktig at den ansatte blir informert på forhånd om at e-post eller dokumenter blir åpnet. Hvis den ansatte er tilgjengelig, bør han få anledning til å være til stede og eventuelt sortere ut hvilke e-postmeldinger og dokumenter som er private.

Dersom den ansatte ikke er tilgjengelig, er det viktig at vurderingen av om opplysningene er private, gjøres før e-posten eller dokumentet åpnes. Dersom det ser ut som det er privat, skal det ikke åpnes. Noen ganger kan det likevel skje at man vurderer feil og ved et uhell åpner noe som viser seg å være privat. Da skal filen snarest lukkes. I tillegg bør den ansatte i etterkant få vite hva som ble åpnet.

tastaturTastatur.
Fotograf: Jon Eeg