Nå skal vi se på hvordan bedrifter kjøper inn varer og tjenester. Så langt har vi sett mest på bedrifter som produserer fysiske produkter, men innkjøp er like aktuelt i alle bedrifter. Det foregår på omtrent samme måte enten bedriften satser på produksjon, salg, rådgivende tjenester eller har ansvar for offentlig forvaltning og service.
Felles for alle bedrifter og forbrukere er at de ønsker best mulige produkter og tjenester til best mulig pris. For offentlige bedrifter, som for eksempel en kommune, er det i tillegg strenge krav til åpenhet, fri konkurranse og habilitet. Om du har ansvar for større innkjøp i en kommune, må du utlyse innkjøpet i hele EØS-området.
Vi illustrerer noen av de mest sentrale innkjøpsoppgavene gjennom et eksempel:
AS Tungtransport
Du driver bedriften AS Tungtransport med ti vogntog, tjue sjåfører, to mekanikere og en kontorsjef. Vogntogene har varierte oppdrag i inn- og utland, men den største delen av omsetningen skjer for en stor internasjonal speditør. Ved siden av vogntogene har dere et kombinert verksted- og kontorbygg. De største utgiftspostene ved siden av personalkostnader er drivstoff, servicekostnader, avskrivning på vogntogene (verdinedgang), husleie og diverse driftskostnader.
I bedriften din dreier innkjøpene seg gjerne like mye om å etablere og følge opp effektive rutiner som å forhandle pris. Vi skal se litt mer på hvordan spørsmål knyttet til innkjøp blir sentrale for utviklingen av bedriften:
[b]Drivstoff er en stor kostnad i en transportbedrift.[/b]
På samme måte som privatpersoner kan få rabatter, kan også bedrifter gjøre det. Man kan for eksempel få gode priser på en rekke produkter og tjenester gjennom skole, arbeidsgiver eller organisasjoner. Som bedrift er det vanlig å være medlem i ett eller flere større innkjøpssamarbeid for å oppnå gode kjøpsvilkår i inn- og utland. AS Tungtransport er for liten til å oppnå store rabatter hos de store drivstoffkjedene, men du får en god avtale på diesel gjennom medlemskap i Norges Lastebileierforbund (NLF).
Servicekostnader
Servicekostnadene i AS Tungtransport er knyttet til mindre og større vedlikehold av vognparken. Dere er opptatt av at biler og hengere alltid skal være i topp stand, av flere årsaker: Det gir trivsel og trygghet for sjåførene, tillit hos kunder, det sparer dere for kostnader ved en eventuell driftsstans, og dere får en høyere innbyttepris når dere skal skifte ut vogntogene.
Dere kan velge å møte de høye interne kvalitetskravene til biler og hengere på to måter: Enten kan dere inngå en omfattende og utvidet serviceavtale med leverandøren av biler, eller dere kan velge å utvide kapasiteten i deres eget verksted.
Dere velger å oppgradere det som før var en garasje for vask og enkelt vedlikehold, til et komplett autorisert verksted for tunge kjøretøy. Dersom dere får ledig kapasitet, kan dere ta oppdrag for andre transportører.
En slik avveining mellom å leie inn tjenester eller å utføre dem selv er en viktig innkjøpsstrategisk vurdering.
Innkjøpsrutiner
Vogntogene er naturlig nok et av de viktigste innkjøpene i bedriften. Bedriften skifter ut to eller tre vogntog årlig, og dere har valgt å holde dere til merkene Volvo og Scania. Hovedbegrunnelsen for valget er at begge merkene har salgs- og verkstedavdeling i nærheten av bedriften, og at dere ved å ha begge merkene skjerper konkurransen mellom de to leverandørene.
Sjåførene i AS Tungtransport er knyttet til faste biler og deltar i innkjøpsprosessen. De har hovedansvar for kravspesifikasjonen der de beskriver bruk og behov. Selv om ikke oppdragsgiverne legger seg opp i valg av bilmerke, er de også med og gjør rede for sine egne planer og forventninger de nærmeste par–tre årene. Slik styrkes kontakten til kundene, de kan tidlig signalisere nye eller endrede transportbehov, og dere blir i stand til å dekke de behovene. Dere har rammeavtaler med begge de to lokale leverandørene, som blant annet regulerer service, garanti og annen kontakt mellom kunde og leverandør.
Også innenfor samlebegrepet «diverse driftskostnader» er det mange innkjøpsoppgaver.
Et viktig spørsmål er hvem som skal stå for de ulike innkjøpene, og hvordan innkjøpsprosessen skal foregå. Som daglig leder har du et overordnet ansvar for alle innkjøp, men du mener at det vanligvis vil være den som skal bruke varen eller tjenesten, som bør styre innkjøpsprosessen. Dette løser du med å innføre noen faste rutiner for innkjøp som bygger på disse prinsippene:
Når dere inngår avtale om faste eller jevne leveranser, skal dere ha faste leverandører og rammeavtale.
Dersom dere gjør innkjøp uten rammeavtale, skal kjøpet meldes og begrunnes skriftlig til deg.
Dersom sjåfører på reise gjør innkjøp, skal kjøpet om mulig meldes og begrunnes muntlig til deg.
Når man skal gjøre et innkjøp, skal det alltid foreligge fast pris, eller alternativt et prisoverslag.
Disse rutinene har både ført til bedre kontroll med kostnader og mindre bruk av ressurser.
