Vi kan dele behovet for IKT-støtte i en arbeidsprosess inn i to kategorier:
- systemer som inngår som en del av prosessen
- systemer som den enkelte rolle trenger for å gjøre sine oppgaver i prosessen
Systemer som inngår som en del av prosessen, kalles for prosesskritiske. Det vil si at hele prosessen stopper opp hvis de ikke fungerer.
I eksemplet vi har brukt, er de prosesskritiske systemene allerede satt inn i form av kunderegister, ordreregister og lagersystem. Hvis for eksempel ordreregisteret ikke fungerer, eller serveren det kjører på, går ned, er det ikke lenger mulig å registrere ordrer, og prosessen stopper.
Prosesskritiske systemer er ofte del av en større vurdering. Et kunderegister er for eksempel ikke bare nødvendig for å registrere og effektuere bestillinger. Det vil også inngå i blant annet faktureringsrutiner og kan også være viktig i salgs- og markedsføringssammenheng.
Når vi skal vurdere behovet for IKT-støtte for prosesskritiske systemer, må vi derfor se på helheten og hvordan ulike prosesser griper inn i og overlapper hverandre.
En vurdering av et prosesskritisk system vil være mer omfattende enn det som kreves for den enkelte rolle. Vanlige spørsmål vil være:
- Hva slags programvare skal systemet baseres på?
- Er det behov for spesialtilpassing?
- Hvilke krav til driftssikkerhet og datasikkerhet må systemet tilfredsstille?
- Hva slags maskinutstyr krever systemet?
- Hvilke driftsrutiner må etableres for å drifte systemet?
- Hva er behovet for vedlikeholdsavtale, serviceavtale eller ekstern support?
Systemer som den enkelte rolle trenger for å gjøre sine oppgaver i prosessen, er vanligvis ikke prosesskritiske. Vurderingen av disse er derfor vanligvis enklere:
- Hva slags utstyr trenger rollen?
- Hvilken programvare trenger rollen?
- Hvilke tilganger til prosesskritiske systemer trenger rollen?
- Hvilket behov for opplæring krever rollen?
- Hva slags brukerstøtte har rollen behov for?
Hvis vi ser på rollene i eksemplet vårt, kan vi tenke oss at ordremottakerne vil trenge:
- en standard PC
- programvare for å registrere kunder og ordrer
- lese- og skrivetilgang til kunderegister og ordreregister
- opplæring i bruk av kunderegister og ordreregister
- vanlig brukerstøtte for PC
- telefonstøtte fra leverandøren av kunderegister og ordreregister
Lagersjefen trenger:
- en standard PC
- lese- og skrivetilgang til lagersystemet
- lesetilgang til kunderegisteret og ordreregisteret
- opplæring i bruk av lagersystemet
- vanlig brukerstøtte for PC
Lagermedarbeiderne kan antakeligvis dele på utstyret og trenger:
- en standard PC
- lesetilgang til ordreregisteret
- skriver for å skrive ut pakksedler
Legg merke til at ulike ansatte også kan ha behov for andre programmer og tilganger i forbindelse med andre arbeidsoppgaver. Men i denne sammenhengen vurderer vi bare hva som trengs for å fylle den enkelte rollen i den arbeidsprosessen vi ser på.
Når vi jobber med å vurdere IKT-støtte i arbeidsprosesser, kan det også dukke opp oppgaver som vi ikke tenkte på da vi kartla prosessen. I så fall må vi gå tilbake og sette dem inn i et flytskjema. Vi kan for eksempel tenke oss at vi oppdager at ordremottakeren også må kunne skrive ut en ordrebekreftelse til kunden når bestillingen er registrert. Det vil igjen kreve at rollen som ordremottaker trenger en skriver.
Systemer som inngår som en del av prosessen, kalles for prosesskritiske. Det vil si at hele prosessen stopper opp hvis de ikke fungerer.