Arbeidsmiljøloven § 4-2 sier at arbeidstakere skal bli løpende informert om systemer som brukes i arbeidet. De skal få nødvendig opplæring i bruk av systemene og være med på utformingen av dem.
Paragrafen setter fem krav:
- Det skal legges til rette for at arbeidstakeren får mulighet til å utvikle seg faglig og personlig gjennom sitt arbeide.
- Arbeidet skal organiseres og tilrettelegges med hensyn til den enkeltes arbeidsevne, kunnskaper, alder og andre forutsetninger.
- Det skal legges vekt på å gi arbeidstakeren mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar.
- Arbeidstakeren skal få mulighet til variasjon i arbeidet og til å se sammenhengen mellom enkeltoppgaver.
- Virksomheten skal gi nok informasjon og opplæring til at arbeidstakeren klarer å utføre arbeidet når det skjer endringer i vedkommendes arbeidssituasjon.
I praksis betyr dette at når en virksomhet innfører et nytt IKT-system, må de informere de ansatte på forhånd og gi alle som blir berørt av endringene, mulighet til å uttale seg. Men systemet må ha betydning for hvordan den enkelte skal gjøre jobben sin før loven er aktuell. Vanlige oppgraderinger av programmer og lignende er ikke nok.
Når et nytt system skal tas i bruk, må de som skal bruke det, også få nok opplæring til at de klarer å gjøre jobben og forstå hva det er de gjør.
Virksomheten må også ta hensyn til forutsetningene de enkelte medarbeiderne har. For eksempel må en virksomhet som innfører et nytt, avansert system som skal brukes av personer med liten eller ingen erfaring med IKT fra før, naturlig nok gi mye opplæring.
Når en virksomhet innfører et nytt IKT-system, må den informere de ansatte på forhånd og gi alle som blir berørt av endringene, mulighet til å uttale seg.