En ny systemløsning involverer og påvirker vanligvis mange mennesker som kan ha ulike behov og forventninger til systemet. Det kan også være at ønsker og krav er i konflikt med hverandre, og det er viktig å avklare dette før man bestemmer seg for en løsning.
Informasjonen skal ofte danne grunnlag for en kravdefinisjon. Kravdefinisjonen er omtalt i kompetansemålet «Kartlegge behov for IKT-støtte i en arbeidsprosess og utarbeide en kravdefinisjon for et IKT-system».
De tre viktigste gruppene vi må innhente informasjon fra, er vanligvis ledelsen, brukerne og systemleverandørene, men det kan også være aktuelt å innhente informasjon fra kunder, konsulenter, brukerstøtter eller andre.
- Ledelsen har vanligvis klare mål for hva virksomheten skal oppnå med systemet, og bestemmer som regel også rammene for kostnader og tidsforbruk.
- Brukerne er de som kjenner arbeidsoppgavene best og vet hvilke problemer virksomheten har i dag, som systemet bør løse.
Vi forventer kanskje at ledelsen og brukerne er enige om hva et nytt system skal gjøre, og hvordan det skal fungere, men det er ikke alltid tilfellet. Ledelsen er vanligvis mest opptatt av hvilke fordeler systemet vil gi virksomheten. Brukerne på sin side er vanligvis mest opptatt av sin arbeidssituasjon og hvordan den blir påvirket. Dette er årsaken til at arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidstakerne skal være med i utformingen av nye systemer.
Avhengig av hva slags system det er snakk om, kan det også være aktuelt å innhente informasjon fra kunder og brukerstøtte.
- Kundene kan si noe om hvordan virksomheten kan forbedre seg.
- Brukerstøtten kan si noe om hvilke problemer man har med eksisterende systemer.
Den innsamlede informasjon danner grunnlaget for å lage en kravdefinisjon som alle kan akseptere. Kravdefinisjonen brukes igjen som utgangspunkt for å innhente informasjon fra systemleverandører og eventuelle konsulenter.
- Systemleverandørene kjenner mulighetene og begrensningene for sine produkter.
- Konsulentene har gjerne erfaring med tilsvarende virksomheter eller systemer og vet hvilke feil andre har gjort tidligere.
En ny systemløsning involverer og påvirker vanligvis mange mennesker som kan ha ulike behov og forventninger til systemet.