Vi har daglig behov for å forstå skrifttegn og symboler, og vi har også behov for å kunne formidle informasjon til hverandre. Når vi står ansikt til ansikt med den vi kommuniserer med, bruker vi språket vi har lært, og kommuniserer muntlig.
For å kommunisere over avstand trenger vi hjelp av andre informasjonsbærere. Tradisjonelt har vi brukt skrifttegn på papir som vår viktigste informasjonsbærer. Så fikk vi skrivemaskiner og senere PC-er og mobiltelefoner.
En nedskrevet melding inneholder mange tegn, og til sammen representerer tegnene informasjon. Tradisjonelt har en avsender sendt en melding til en mottaker som vanlig post. Dette er imidlertid både arbeids- og tidskrevende.
Vi kan omdanne håndskrevne eller maskinskrevne tegn til elektroniske tegn på flere måter. Elektroniske tegn kan formidles i løpet av brøkdeler av et sekund.
- Vi kan omgjøre tekst skrevet med tall, bokstaver eller andre symboler til elektroniske tegn ved bruk av OCR-skannere (Optical Character Recognation). Slike skannere har for lav lesenøyaktighet til at de kan brukes til å registrere varenumre eller postnumre i høyt tempo ved sortering av gods og post.
- Ved å omdanne tall, tekst eller symboler til strekkoder oppnår vi økt lesehastighet og lesenøyaktighet ved bruk av strekkodelesere. Endimensjonale strekkoder inneholder begrenset informasjon, og vi kan utvide informasjonsmengden ved å bruke todimensjonale strekkoder. I dag kan vi bruke mobiltelefoner til å lese todimensjonale strekkoder (QR-koder – Quick Response) ved å laste ned QR-apper. En QR-kode kan inneholde informasjon som automatisk tar deg til et bestemt nettsted. Derfor bruker mange slike koder til markedsføring.
- Vi kan også lagre informasjon i en magnetstripe, en chip (smartkort eller RFID-brikke), et USB-minne, et flashminne eller andre eksterne lagringsmedier eller på harddiskenpå en vanlig PC. Informasjon som er lagret på slike informasjonsbærere, kan vi utveksle med andre via mange teknologier.
For å hente ut informasjon fra en informasjonsbærer trenger vi skannere med riktig programvare. Skannere for å lese magnetstripekort og smartkort kaller vi ofte for betalingsterminaler. I kollektivtransporten kaller vi skannerne for billettmaskiner. Skannere for lesing av strekkoder kaller vi for strekkodelesere. Informasjon som er lagret på datamaskiner, kan vi utveksle ved å koble datamaskiner i nettverk.
Ved å bruke elektroniske informasjonsbærere trenger vi bare å registrere grunndata én gang. Dermed reduserer vi risikoen for feil informasjon, og vi sparer mye arbeid ved å unngå dobbelregistrering av informasjonen som skal utveksles.