Utgangspunktet i arbeidsmiljøloven § 4–2 er at arbeidstakerne skal bli løpende informert om systemer som brukes i arbeidet, at de får nødvendig opplæring i bruk av systemene, og at de skal være med når de blir utformet.
Paragrafen stiller fem krav:
- Det skal legges til rette for at arbeidstakeren gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom arbeidet sitt.
- Arbeidet skal organiseres og tilrettelegges med hensyn til den enkeltes arbeidsevne, kunnskaper, alder og andre forutsetninger.
- Det skal legges vekt på mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar.
- Det skal gis mulighet for variasjon og for å se sammenheng mellom enkeltoppgaver.
- Det skal gis nok informasjon og opplæring til at arbeidstakeren er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer i vedkommendes arbeidssituasjon.
I praksis betyr dette at når en virksomhet skal gjøre endringer i IKT-systemene sine, må de informere de ansatte på forhånd og gi alle som blir berørt av endringene, mulighet til å uttale seg. Loven er aktuell bare når endringene har betydning for hvordan den enkelte skal gjøre jobben sin, og gjelder ikke vanlige oppgraderinger av program og lignende.
Når nye systemer skal tas i bruk, må de som skal bruke dem, få nok opplæring til at de klarer å gjøre jobben og forstå hva de gjør.
Man må også ta hensyn til hvilke forutsetninger den enkelte har. Et godt eksempel er en virksomhet som innfører et nytt avansert datasystem som skal brukes av personer som har liten eller ingen erfaring med IKT fra før. Da kreves det naturlig nok mye opplæring.
Arbeidstakere har rett til å bli informert og være med i planleggingen av nye IKT-systemer på arbeidsplassen.